Сазнајте Свој Број Анђела

Матрица управљања временом: На најбољи начин искористите своје време

'Планови су ништа; планирање је све. ' - Председник Двигхт Д. Еисенховер



сања о мртвим телима



Извор: равпикел.цом



Сваког дана имате 24 сата, а стручњаци вам кажу да бисте њих 8 требали провести спавајући. Остаје пуних 16 сати да се обави све што треба. Па, зашто се увек чини као да НИКАДА нема довољно сати у дану? Одговор на ту дилему лежи у томе како управљате својим временом. Једна испробана и доказана, али једноставна стратегија коју можете да примените је матрица управљања временом. Дизајниран је да вам помогне да одредите приоритете у одговорностима како бисте их могли прећи са што мање стреса.

Међутим, матрица управљања временом није чаробно дугме. Неће вам додати више сати на дан, нити ће вам пружити надљудску брзину да бисте своје послове завршили с временом резервним. Такође неће довести све друге у транс док не узимате времена радећи на својим задацима без ометања - није ТАКАВА матрица! Оно што је сјајно у њему је то што може радити за било кога, али постоје одређени ставови и вештине које ћете морати развити како бисте осигурали да то функционише за вас.



Започећемо објашњавањем како сама матрица и њена веза са 34. председником Сједињених Држава. Наставићемо да истичемо благодати матрице и даћемо вам неколико корисних упутстава како најбоље искористити матрицу да бисте завршили листу „Обавезе“!



Шта је матрица управљања временом?



Извор: пикабаи.цом

Матрица управљања временом често се назива „Еисенховер матрица“, „Еисенховер кутија“ или „Еисенховер одлука матрица“. То је зато што је председник Двигхт 'Ике' Еисенховер (1890 - 1969) заслужан за његово стварање и каже се да га је користио током свог председништва. Друго име често повезано са популаризацијом матрице је Степхен Цовеи (1932 -2012). Био је педагог, аутор и бизнисмен који је инспирисао друге својим идејама о ефикасности и вођству. Кови говори о корисности Еисенховерове матрице у својој књизи „7 навика високо ефикасних људи“.

Ајзенхауерова матрица је квадрат подељен на четири квадранта или мања квадрата (два на врху и два на дну). Користи четири налепнице: важно, неважно, хитно и хитно. Ознаке које се преклапају за сваки квадрант резултирају следећим распоредом.



  • Квадрант један (горе лево) - важно и хитно
  • Квадрант два (горе десно) - важно, али не и хитно
  • Трећи квадрант (доле лево) - хитно, али није важно
  • Четврти квадрант (доле десно) - није хитно и није важно

Често бркамо шта се подразумева под „важним“ и „хитним“, мислећи да су исти. Матрица управљања временом чини разумевање разлике међу њима нужном. Те две речи су одговорне за то што матрицу чине једноставнијом графиконом управљања временом где само наводите активности које желите да покривате у задатом периоду.

Важно: Ови предмети су вам неопходни за постизање постављеног циља. Сматрате их врло значајним, било лично било некоме до кога вам је стало.



Хитно:Ове предмете треба одмах обавити, обично зато што ће њихово одлагање имати тренутне последице на друге предмете или подручја вашег живота.



Матрицу допуњујете додавањем сваког свог задатка у квадрант на основу комбинације етикета која му НАЈБОЉЕ одговара. Одмах можете видети како вас матрица управљања временом приморава на то да изводите процене, не само свих ствари које морате да урадите, већ и како их гледате, у погледу релевантности и потражње за вашим временом.



Квадрант један: важан и хитан

9999 значи близаначки пламен

Овај сегмент Еисенховер матрице садржи задатке којима сте ставили највећи приоритет. Ови послови се не могу одложити за касније и морају се одмах похађати. Предмети овде могу садржати брзо приближавање рока за клијента или вашег шефа. Други могу бити:



  • Хитна медицинска помоћ
  • Породична криза
  • Ласт-минуте припреме за догађај

Те су одговорности најчешће оне које не можете пренети ни на кога другог и морате се побринути за себе. Чак и ако их можете делегирати, мораћете лично да надгледате детаље о њиховом довршењу.

У идеалном свету, где сте стално у току са својим задацима и никад нема хитних случајева, Квадрант Један би био празан! Сви знамо, међутим, да то никада није случај. Дакле, практично, Куадрант Оне предмета не би требало да буде више од прегршт. Држање Квадранта Један на минимум врши се сталним радом на стварима из Квадранта Два. На тај начин ће вам бити мање стресно ако морате да прилагодите матрицу и промените ствари јер се појави нешто што има предност над свим осталим.

Извор: равпикел.цом

Такође, превише ставки у првом сегменту ваше матрице управљања временом може бити показатељ да имате превише на тањиру или сте одгризли више него што можете жвакати. Одвојите тренутак да објективно прегледате сваки свој унос у квадранту Један. Могуће је да неки од њих буду у квадранту два или квадранту три - не баш толико важни или хитни како сте првобитно мислили.

Ако је ваш Квадрант један увек пренатрпан, можда ћете морати да одустанете од неких својих обавеза како бисте били сигурни да ваше здравље и здрав разум неће бити нарушени брдом хитних и важних ствари које морате да урадите.

741 анђеоски број

Квадрант два: важан, али не и хитан

Овде ћете сместити предмете који су средњорочно и дугорочно значајни - ствари које ћете одабрати да се позабавите само мало одједном. Квадрант два показао се веома корисним када је у питању стратегија или планирање за будућност. Ови послови заслужују приличан део ваше пажње (то је, на крају крајева, разлог зашто их означавате као важне!) Њихово завршавање, међутим, није ствар велике хитности. На крају, циљате на то да већи део ваших задатака падне у Други квадрант.

Овај сегмент ваше матрице управљања временом може бити резервисан за активности које доприносе вашем укупном благостању - вашем физичком, менталном и емоционалном здрављу. Ствари као што су вежбање, заказивање времена одмора или квалитетно провођење времена са породицом и пријатељима. Други могући квадрант Две ставке укључују:

  • Курсеви
  • Професионални развој
  • Припрема за догађај
  • Пратите вести
  • Време проведено на планирању

Где је то могуће, делегирање одговорности и коришћење тимског рада два су врло добра начина за решавање два квадранта. Дакле, такође је важно да посветите време својим активностима Квадрант два, иако нису од крајње важности. Ако пређете у навику да их одлажете, постоји врло стваран ризик да се ови предмети пренесу у ваш квадрант један и стресају.

Брзи пример је увек одлагање професионалног усавршавања све док изненада не схватите да је ваш посао спреман јер нисте успели да надоградите своје квалификације и будете у току са развојем у својој области стручности. Курсеви отказивања, брзи поправци и потреба да убедите свог шефа да заиста радите, професионални развој сматрате важним и тежит ћете побољшању, нагомилаће се само на стресу.

Трећи квадрант: хитно, али не и важно

Ставке у квадранту три обично се виде као сметње или прекиди који вас ометају у обављању послова у квадранту један и два. Појављују се са осећајем хитности, попут звона вашег телефона, али нису нужно важни. Квадрант Три уноса ће садржати:

Извор: равпикел.цом

  • Неки састанци
  • Неки телефонски позиви
  • Неки имејлови

Попуњавање квадранта три обично је незгодно и своди се на ваше разумевање шта је важно наспрам хитног.

Добар пример онога што овде иде је онај трећи тросатни састанак одељења за месец на којем знате да ће се иста питања као и пре поновити. Кад се заврши, сви ће се вратити послу као и обично. Сматрате да састанак није толико важан, али ваш шеф то сигурно чини, па је ваше постојање хитно - не можете га одложити.

лав значи духовни

Када су у питању ставке у квадранту три, делегирајте што више њих. Можда ћете и даље морати да проверите напредак било које ставке коју сте делегирали како бисте били сигурни да се то ради ефикасно и ефективно. У супротном, могло би вам се вратити са још већом хитношћу него што је првобитно тражено.

Штавише, одговорности које преносите не морају бити на стварној особи. На пример, можете се ослонити на гласовну пошту да прихвати неке од ваших телефонских позива док се бавите важним питањима Квадранта један и два. Касније, када нисте толико заузети, можете да прођете кроз поруке да бисте сазнали о чему се ради и по потреби се позабавили сваком од њих, можда узвраћањем позива.

Четврти квадрант: Није хитно и није важно

Ако марљиво попуните прва три квадранта своје Еисенховер матрице, онда ћете бити пријатно изненађени бројем ствари које на крају спустите у Четврти квадрант! То су углавном лоше, непродуктивне навике које нису ни важне ни хитне. Склони су вам неред и не чине вам ништа више него што вам сметају у обављању важних задатака, хитних или обоје.

Ствари попут сталне пријаве на ваше рачуне на друштвеним мрежама и:

  • Гледајући телевизију сатима на крају
  • Бесциљно сурфовање мрежом
  • Телефонски разговори усредсређени на оговарање

Ова расипања времена често долазе у масци да су хитна - на пример, упозорење на ваш телефон, али никада нису важне. Смештање у квадрант четири ваше матрице управљања временом први је корак у ослобађању од њих. Ваше време се може много боље потрошити на ствари из остала три квадранта - ствари за које сте сматрали да имају неку меру важности или хитности.

Наравно, пронаћи време за опуштање и опуштање увек је важно и понекад може постати хитно. Рутинско бављење тривијалним и непродуктивним потрагама је врста ствари коју бисте требали покушати елиминисати из свакодневних активности.

Ефикасно коришћење матрице за управљање временом

Урадите то редовно

Не постоји строго правило колико често треба писати матрицу управљања временом. То ће зависити од ваших околности, радног оптерећења и природе задатака које морате да обавите. Неке особе сматрају да је преглед и ажурирање матрице недељно за њих практично. Други више воле да раде на томе свакодневно, бришући и додајући задатке по потреби. Који год интервал да одаберете, покушајте да одвојите одређено време за рад на вашој матрици, јер ће то помоћи да се осигура да се то заврши.

Извор: пикабаи.цом

Запиши

Што се тиче планирања, увек је добра навика записивати ствари, било оловком и папиром или на рачунару, таблету или телефону. Сам чин писања, заједно са визуелном матрицом коју креирате, помажу у развијању ваших мисаоних процеса док сортирате задатке. Добро је држати матрицу управљања временом на месту где ћете је често видети - почетни екран рачунара или стратешки постављена папирната копија добро функционишу.

Матрица управљања временом треба да учини више него што вам помаже у извршавању ваших задатака. То је такође начин да се повучете и ставите неку перспективу у начин на који гледате на све ствари које желите да урадите. У томе вам помаже физичко записивање матрице.

Додај детаље

Појединости које додате у матрицу сматрајте првим кораком у решавању сваког од ваших задатака - врсте напада, врсте. Док сваки задатак постављате у Ајзенхауерову матрицу, можете разјаснити своје изјаве, додати белешке, разбити велики посао на мање, а затим додати одвојена времена постигнућа за те.

Бити флексибилан

4444 значење близаначког пламена

Ваша матрица управљања временом није бачена у камен. Неочекивани догађаји који су можда важни или хитни могу се појавити у било ком тренутку и избацити ваше пажљиво постављене планове ван распореда. Можда ћете открити да се ставке мењају, скачући из једног квадранта у други.

На пример, можда сте посао са далеким роком поставили у Други квадрант (важно, али не хитно). Ако околности доведу до тога да уопште не будете могли да присуствујете или онолико колико бисте желели, онда бисте могли да установите да вам се рок изненада надвија над главом с још увек мало посла. То значи да ћете тај посао морати претворити у Квадрант један (важан и хитан) како бисте били сигурни да је његов рок испоштован.

6 Предности употребе матрице управљања временом

  1. Научите да одредите приоритете: Способност препознавања важних ствари и разликовања од небитних дистракција око вас је непроцењива вештина. Док радите са матрицом управљања временом, открићете да одређивање приоритета постаје интуитивније. Односно, можете брзо проценити задатке у вези са њиховом релевантношћу и хитношћу, а затим прилагодити свој приступ њима.
  2. Постајете организованији:Еисенховер-ова матрица додаје ред начину на који се бавите својим одговорностима. Дакле, уместо да радите случајно, знате које послове треба прво обавити и које можете распоредити током одређеног периода.
  3. Научиш да пустиш:Нису само дистракције научене да се ослободите док се ослањате на своју матрицу управљања временом која ће вас водити у испуњавању ваших задатака. Такође научите да схватите када више не можете да преузмете никакве одговорности и када је време да неке од својих задатака пребаците на друге.
  4. Научите самодисциплину:Самодисциплина је свесно преузимање контроле над вашим понашањем. Укључује већу концентрацију на позитивне акције док се одричете негативних. Ова особина природно расте из прве три користи матрице: давање приоритета, организовање и избегавање ометања.
  5. Постижете више:Ако се организујете и избегавате губљење времена, трошите више времена на оно што је важно, обрађујући листу обавеза много брже. Тих 16 сати у вашем дану одједном вам се не чини баш тако кратко!
  6. Мање сте под стресом:Често велики део стреса који доживљавамо долази од превише посла одједном и осећаја као да не можемо посветити довољно времена свакој активности. Помоћу матрице управљања временом почињете да остајете у току са својим задацима и поштујете рокове, чиме елиминишете велики део стреса.

Извор: равпикел.цом

Неке особе могу марљиво имплементирати радни лист за управљање временом, попут матрице, све саме. Међутим, за друге су мали савети и смернице обученог професионалца савршен катализатор за започињање. Да ли имате проблема са хроничним одуговлачењем, ако сте упорно лоше организовани или вам стално одвлаче пажњу „небитне и хитне“ ствари у животу? Што раније затражите помоћ, пре ћете моћи да уочите разлику коју матрица управљања временом може да вам донесе.

Подели Са Пријатељима: